※本記事にはアフィリエイト広告が含まれています。

医療事務の文書作成業務、どれだけ時間を取られていますか？

医療現場では、患者さんへの案内文書を常に最新かつ分かりやすい状態に保つ必要があります。しかし、医療事務スタッフの多くは、受付業務・会計業務・レセプト業務と並行して文書作成を行わなければならず、時間的なプレッシャーを常に感じています。

特に以下のような文書作成に時間がかかると感じている方は多いのではないでしょうか：

  • 検査の事前説明文（「この検査はこういう目的で…」）
  • 術前・術後の患者向け説明文書
  • 新薬・投薬に関する服薬指導補助資料
  • 問診票の改訂
  • 院内掲示物のリニューアル

ChatGPTを活用すれば、これらの文書作成を5分以内に完成させることができます。この記事では、医療事務の現場で実際に使えるプロンプトと、作成した文書を安全に活用するためのチェックポイントを解説します。

医療事務へのChatGPT活用全般については、医療事務ChatGPT活用術10選2026 も参考にしてください。

重要：医療文書でChatGPTを使う際の大前提

患者向け医療文書はその内容が患者さんの健康・安全に直結します。ChatGPTを活用する場合も、以下の原則を必ず守ってください。

必須確認事項：

  1. 作成したすべての文書は、担当医師または医療責任者が最終確認・承認する
  2. 医学的に正確かどうかを必ず専門家が検証する
  3. 個人情報（患者名・病名・ID等）は絶対にChatGPTに入力しない
  4. 最新のガイドラインや添付文書と齟齬がないか確認する
  5. 内容は「草案」として使い、必ずブラッシュアップを行う

この前提を守った上で、ChatGPTを「ドラフト作成の補助ツール」として活用することで、業務効率を大きく改善できます。

実践1：検査説明文書の作成

プロンプト：胃カメラ（上部消化管内視鏡検査）の事前説明文

医療事務スタッフとして患者さんに渡す説明文書を作成してください。

【検査名】上部消化管内視鏡検査（胃カメラ）

【対象】外来で初めて胃カメラを受ける成人患者さん

【含めてほしい内容】
1. 検査の目的と概要（わかりやすく）
2. 検査前日の注意事項（食事制限など）
3. 検査当日の注意事項（来院時間、持参物）
4. 検査中の流れ（大まかな時間含む）
5. 検査後の注意事項
6. よくある質問（2〜3個）

【条件】
・医療用語は避け、中学生でも理解できる平易な言葉で
・不安を感じさせない温かみのある文体で
・A4用紙1枚に収まる分量で
・「※医師から別途説明があります」という注記を適宜入れる

プロンプト：血液検査の事前説明（簡易版）

採血検査を受ける患者さんへの簡単な説明カードを作成してください。

【含めてほしい内容】
・採血の前に食事を控える時間（空腹時採血の場合）
・採血当日の水分摂取について
・採血後の注意事項（止血の方法、運動制限など）

【条件】
・診察室の外に掲示する「お知らせカード」形式
・箇条書きを中心に
・高齢の方にも読みやすい大きめの文字を意識した構成で
・全体で200文字以内

実践2：術前・術後案内の作成

プロンプト：内視鏡的ポリープ切除術の術前案内

内視鏡的大腸ポリープ切除術を受ける患者さんへの術前案内文書を
作成してください。

【含めてほしい内容】
1. 手術前の食事・飲水制限のスケジュール
2. 下剤服用の流れと注意点（一般的な前処置として）
3. 術前日の過ごし方の注意
4. 手術当日の準備と持参物
5. アレルギーや常用薬がある場合の確認依頼

【条件】
・患者さんが自宅で読むためのわかりやすい文書
・「〇〇日前」「〇〇時間前」という形式でスケジュールを明示
・具体的な内容は「担当医の指示に従ってください」という形で
　患者さんが医師に確認を促す文言を含める
・温かく安心感を与えるトーンで
・B5サイズ1枚程度の分量

プロンプト：術後の生活指導文書（外来手術後）

日帰り手術（外来手術）を受けた患者さんへの
術後生活指導文書を作成してください。

【術式の想定】皮膚科的な小手術（粉瘤摘出など）

【含めてほしい内容】
1. 手術当日の注意（入浴・飲酒・運動の制限）
2. 翌日以降の傷口のケア方法
3. 受診が必要な症状のサイン（発熱・出血・痛みの増強など）
4. 次回受診日の目安
5. 緊急時の連絡先案内（「クリニックにご連絡ください」程度）

【条件】
・術後すぐに渡す文書なので、患者さんが疲れていても
　すぐ読める短い文章で
・箇条書きを多用して視認性を高める
・不安を和らげる言葉を適切に挟む

実践3：投薬・服薬説明の補助資料

医師が処方した薬について、医療事務スタッフが補足的に渡す「飲み方のポイント」資料のドラフト作成に活用できます。

プロンプト：一般的な抗生物質の服薬指導補助メモ

医師が処方した抗生物質（セフェム系）の服薬について、
患者さんが自宅で参考にできる補助メモを作成してください。

【含めてほしい内容】
1. 飲み忘れた場合の対応
2. 副作用として気をつけること（下痢・発疹など一般的なもの）
3. 飲み合わせで注意すべきもの（アルコールなど一般的なもの）
4. 症状が改善しても最後まで飲み続けることの重要性

【条件】
・「詳しくは薬剤師・医師にご確認ください」という注記を入れる
・専門用語を使わず、分かりやすく
・縦長のカード形式で印刷できるよう、簡潔にまとめる
・全体で300文字以内

プロンプト：インスリン自己注射の患者教育補助資料（ドラフト）

インスリン自己注射を始める患者さん向けの
補助教育資料のドラフトを作成してください。

【含めてほしい内容】
1. 注射の前に確認すること（インスリンの外観など）
2. 注射部位のローテーションの重要性
3. 低血糖が起きた時のサイン
4. 注射後の針の適切な廃棄方法
5. 外出時・旅行時の保管方法の注意

【条件】
・これは医師・看護師・薬剤師が行う教育の補助資料として使用
・「実際の手技は医療スタッフが指導します」という前提で書く
・イラストを貼り付けるスペースを「【ここにイラスト】」と明示
・親しみやすく、前向きなトーンで

実践4：問診票のリニューアル

プロンプト：内科クリニックの初診問診票

内科クリニックの初診患者さん向け問診票を作成してください。

【クリニックの特徴】
・一般内科・生活習慣病・消化器内科
・患者層：30代〜70代が中心
・記入はボールペンで手書き

【含めてほしい項目】
1. 基本情報（氏名・生年月日・性別・連絡先）
2. 本日の受診理由・症状
3. 症状の始まった時期と経過
4. 既往歴（これまでに診断・治療を受けた病気）
5. 現在服用中の薬
6. アレルギー歴
7. 家族歴（主要疾患のみ）
8. 生活習慣（喫煙・飲酒・運動）
9. 女性の方への追記項目（妊娠の可能性など）

【条件】
・A4縦1枚に収める
・チェックボックスや選択式を多用して記入しやすくする
・高齢者が読みやすいよう、フォントサイズの大きな印刷に
　適した構成にする
・「記入できない場合はスタッフにお申し付けください」を末尾に

プロンプト：アレルギー専門外来の問診票（追加シート）

アレルギー専門外来用の追加問診票を作成してください。

【用途】初診時に一般問診票と一緒に記入してもらう追加シート

【含めてほしい項目】
1. アレルギー症状の詳細（くしゃみ・鼻水・目のかゆみ・じんましん等）
2. 症状が出る時期・季節・状況
3. これまでに特定されたアレルゲン
4. これまでのアレルギー治療歴
5. 食物アレルギーの有無と内容
6. 緊急時（アナフィラキシー）の既往

【条件】
・A4縦1枚、視認性を高いレイアウトで
・専門用語には括弧書きで一般的な表現を添える
　（例：アナフィラキシー（重篤なアレルギー反応））

実践5：院内掲示物と告知文書

プロンプト：インフルエンザシーズンの院内掲示

インフルエンザ流行シーズンに合わせた院内掲示文を作成してください。

【種類1】待合室向けポスター（A4サイズ）
【種類2】受付で渡す小さなリーフレット（A6サイズ）

【含めてほしい内容（共通）】
・マスク着用のお願い
・発熱・咳がある場合の来院前連絡のお願い
・手指消毒の場所案内
・ワクチン接種のご案内（接種可能な旨の案内）

【条件】
・感染拡大を防ぐ目的だが、患者さんを不安にさせない表現で
・クリニック名は「〇〇クリニック」として作成
・季節感のある暖かみのある表現を使う

作成した文書の品質チェックリスト

ChatGPTで作成した文書を使用する前に、以下のチェックリストで確認を行いましょう。

内容の正確性

  • 医学的情報の正確性を担当医師が確認した
  • 最新のガイドラインや診療方針と一致している
  • 薬剤名・手技名などの固有名詞が正確である

患者への配慮

  • 平易な日本語で書かれており、理解しやすい
  • 不必要に不安を煽る表現がない
  • 高齢者・外国人患者への配慮（ふりがな等）が必要か確認した

法的・倫理的確認

  • 医師法・薬機法・個人情報保護法に抵触する内容がない
  • 医師の指示・確認を促す文言が適切に入っている
  • 「医師に相談してください」という免責文言が必要な箇所に入っている

実務確認

  • クリニック名・連絡先・受診時間等の情報が正確
  • 印刷レイアウトが読みやすいか確認した
  • 改訂日・バージョン番号を文書に記載した

時間短縮の効果：従来との比較

文書の種類従来の作成時間ChatGPT活用後
検査説明文（新規）1〜2時間15〜20分
術前案内（改訂）30〜60分10〜15分
問診票（リニューアル）2〜3時間30〜45分
院内掲示物30〜60分10〜15分
服薬補助メモ20〜30分5〜10分

ChatGPTを「ゼロからのドラフト生成」に使い、「確認・修正・承認」のプロセスを効率化することで、文書作成にかかるトータル時間を60〜75%削減できます。

まとめ：患者対応の質を下げずに業務を効率化する

ChatGPTは医療事務における文書作成のスピードを飛躍的に向上させるツールですが、あくまでも「補助ツール」です。医療の質と患者安全を守ることを最優先にしながら、ドラフト作成の効率化に活用することが重要です。

業務効率化スキルを身につけたうえで、キャリアアップや待遇改善を目指すならdoda の転職エージェントサービスをご活用ください。医療事務の求人を豊富に保有しており、専任のキャリアアドバイザーが職場環境・給与条件の交渉まで無料でサポートしてくれます。

医療事務へのChatGPT活用をさらに広げたい方（レセプト補助・患者対応スクリプト・院内ルールの整備など）については、医療事務ChatGPT活用術10選2026 で体系的に解説しています。

関連ツール

医療事務の年収から手取りを計算する → 手取り計算シミュレーター 業務効率化スキルを活かして転職した場合の年収変化を確認 → 転職年収シミュレーター

関連テンプレート

医療事務の文書作成を今日から効率化したい方へ: