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「議事録、誰が書くの？」問題を終わらせる
会議が終わった後、最も嫌われる作業のひとつが「議事録作成」です。1時間の会議を正確にまとめるのに30分〜1時間かかることも珍しくなく、本来の業務に割ける時間が削られていきます。
しかし今は、ChatGPTを使えばこの作業を劇的に短縮できます。本記事では、音声録音から完成した議事録まで、ChatGPTをフル活用して議事録作成を自動化する方法を、コピペして使えるプロンプトテンプレートとともに解説します。
ChatGPTで議事録を自動作成する全体フロー
ChatGPTを使った議事録作成は、大きく3つのステップで完結します。
STEP 1: 会議を録音する
↓
STEP 2: 音声をテキストに変換する（文字起こし）
↓
STEP 3: ChatGPTで議事録に整形する
それぞれのステップを詳しく見ていきましょう。
STEP 1：会議の録音方法
オンライン会議の場合
Zoom、Google Meet、Microsoft Teamsなどのオンライン会議ツールには録音機能が内蔵されています。
- Zoom: 「録音」ボタンをクリックするだけ。クラウド録音（有料プラン）またはローカル録音（無料プランでも可）が選べます。
- Google Meet: Google Workspaceの有料プランで録音機能が使えます。
- Microsoft Teams: チャンネル会議では録音機能が標準搭載。
対面会議の場合
スマートフォンのボイスメモアプリで録音するのが最もシンプルです。iPhoneなら「ボイスメモ」、Androidなら「レコーダー」アプリが標準搭載されています。
録音の品質を高めるポイント：
- 参加者の近くにスマートフォンを置く
- 会議室の環境音（空調など）が入らないよう注意
- 全員が発言する前に「録音しています」と周知する
STEP 2：音声をテキストに変換する
録音したデータをChatGPTに入力するには、まずテキストに変換する必要があります。
方法1：ChatGPT（GPT-4o）の音声入力機能を直接使う
ChatGPTのウェブ版またはアプリ版では、音声ファイルを直接アップロードして文字起こしを依頼できます（GPT-4oのファイル添付機能）。
手順：
- ChatGPTのプロンプト入力欄の「+」ボタンをクリック
- 録音ファイルを添付
- 「この音声を文字起こしてください」と入力して送信
この方法は非常にシンプルですが、長時間の録音（1時間超）には向いていない場合があります。
方法2：OpenAIのWhisper APIを使う
OpenAIが提供するWhisperは、世界最高水準の音声認識精度を持つモデルです。APIを使えば長時間の音声ファイルも高精度で文字起こしできます。
無料で試す方法： Whisperを手軽に試せるサービスとして以下が利用できます。
- Riverside.fm：録音から文字起こしまで一括対応
- Otter.ai：会議録音・文字起こし・要約を自動化
- Notta：日本語対応の文字起こしサービス
方法3：Googleドキュメントの音声入力
Google Chromeを使っている場合、Googleドキュメントの「ツール」→「音声入力」から音声を直接テキスト化できます。
STEP 3：ChatGPTで議事録に整形するプロンプトテンプレート
文字起こしデータができたら、いよいよChatGPTで議事録に整形します。ここからが本記事の核心部分です。
基本テンプレート（汎用）
以下のプロンプトをそのままコピーして使えます。[文字起こしテキストをここに貼り付ける]の部分を実際の文字起こしデータに置き換えてください。
以下は会議の文字起こしデータです。これを元に、以下の形式で議事録を作成してください。
【出力形式】
# 議事録
---
## 基本情報
- 日時：
- 参加者：
- 会議の目的：
---
## 決定事項
（箇条書きで、明確に決まったことだけを記載）
---
## 議論のポイント
（主な議論の流れを簡潔にまとめる）
---
## アクションアイテム
| 担当者 | タスク内容 | 期限 |
|--------|------------|------|
---
## 次回会議
- 日時：
- 議題（案）：
---
【文字起こしデータ】
[文字起こしテキストをここに貼り付ける]
※文字起こしに誤字・脱字がある可能性がありますが、文脈から判断して補正してください。
※固有名詞や数値は特に正確に記載してください。
プロジェクト会議向けテンプレート
以下の会議音声の文字起こしを、プロジェクト管理に適した議事録形式にまとめてください。
【出力形式】
# 議事録：[プロジェクト名]
---
## 開催情報
- 日時：
- 場所/形式：
- ファシリテーター：
- 参加者：
- 書記：
---
## 前回議事録の確認
- 完了したアクションアイテム：
- 未完了のアクションアイテム：
---
## 今回の議題と内容
### 議題1：[タイトル]
#### 議論内容
#### 結論・決定事項
### 議題2：[タイトル]
...（必要に応じて繰り返し）
---
## 今回の決定事項まとめ
1.
2.
---
## 次回へのアクションアイテム
| # | 担当者 | タスク | 期限 | 優先度 |
|---|--------|--------|------|--------|
---
## リスク・懸念事項
（会議中で挙がった問題点・懸念事項を記載）
---
## 次回会議
- 予定日時：
- 必須参加者：
- 事前準備事項：
---
【文字起こしデータ】
[ここに貼り付け]
営業・クライアント打ち合わせ向けテンプレート
以下は営業・クライアント打ち合わせの文字起こしです。社内共有用の議事録と、クライアントへの送付用サマリーの2種類を作成してください。
【社内共有用議事録】
# 打ち合わせ議事録（社内用）
---
## 打ち合わせ概要
- 日時・場所：
- 自社参加者：
- クライアント参加者（役職含む）：
- 目的：
---
## クライアントの状況・ニーズ
（ヒアリングで判明した課題・要望を整理）
---
## 提案内容と反応
（何を提案して、クライアントがどう反応したか）
---
## クライアントの懸念点
（クライアントが気にしていた点・質問）
---
## 合意事項
---
## 次のステップ（社内タスク）
| 担当者 | タスク | 期限 |
|--------|--------|------|
---
## 商談評価
- 温度感（1〜10）：
- 想定クローズ時期：
- 次回アポ：
---
【クライアント送付用サマリー】
# 本日の打ち合わせご確認事項
（クライアントへの御礼、本日の合意事項の確認、次回のスケジュールを丁寧な敬語で記載）
---
【文字起こしデータ】
[ここに貼り付け]
経営会議・取締役会向けテンプレート
以下の経営会議の文字起こしを、正式な議事録として整形してください。機密性の高い内容が含まれる可能性があるため、事実と意見を明確に区別し、誰が何を発言したかを特定できる形式にしてください。
【出力形式】
# 第○回 取締役会議事録（案）
---
## 開催概要
- 開催日時：
- 開催場所：
- 出席者：（役職・氏名）
- 欠席者：
- 議長：
- 議事録作成者：
---
## 議題
### 第1号議案：○○について
#### 説明・報告内容
#### 質疑応答の要点
#### 採決結果
（以降、議案ごとに繰り返し）
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## 決議事項一覧
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## 報告事項
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## 次回会議予定
---
【文字起こしデータ】
[ここに貼り付け]
議事録クオリティを上げる追加プロンプト
基本テンプレートで作成した議事録に対して、さらに以下のプロンプトで改善できます。
アクションアイテムだけ抽出する
上記の議事録から、アクションアイテム（誰が、何を、いつまでに）だけを抽出して、Slack投稿用の短いメッセージ形式にしてください。
英語版も作成する
上記の議事録を英語に翻訳してください。専門用語は適切なビジネス英語を使用してください。
要約を作成する
上記の議事録を3〜5行の要約にしてください。参加できなかった人が1分以内で把握できる内容にしてください。
ChatGPTに精度の高い議事録を作らせるコツ
コツ1：話者ラベルをつけてから入力する
文字起こしデータに「田中：○○と思います。鈴木：それについては…」のように話者ラベルをつけてからChatGPTに入力すると、誰が何を言ったかが明確な議事録になります。
Whisperを使った場合は話者分離（diarization）機能で自動的にラベルをつけられるサービスもあります。
コツ2：会議の種類・目的を最初に伝える
プロンプトの冒頭に「この会議はXXプロジェクトのキックオフ会議です」「これはクライアントへの提案プレゼン後の質疑応答です」など、会議の文脈を説明すると、議事録の精度が上がります。
コツ3：固有名詞リストを事前に渡す
会社名・製品名・人名など、文字起こしで誤変換されやすい固有名詞のリストをプロンプトに含めると誤変換を防げます。
以下の固有名詞は正確に記載してください：
- 株式会社○○（誤変換例：○○）
- ○○システム（製品名）
- ○○ 部長（担当者名）
コツ4：分割して入力する
長い文字起こしデータをChatGPTに一度に渡すと、後半が薄くなることがあります。1時間以上の会議は30分ずつに分割して処理し、最後に「以上2つの議事録を統合して1つにまとめてください」と依頼するのが効果的です。
おすすめの議事録作成ツール（ChatGPT以外）
| ツール | 特徴 | 料金 |
|---|---|---|
| Otter.ai | 英語に強い、Zoom連携 | 無料プランあり |
| Notta | 日本語に強い | 無料プランあり |
| tl;dv | Zoom・Teamsに特化 | 無料プランあり |
| Fireflies.ai | 多機能・CRM連携 | 無料プランあり |
| Google Meet文字起こし | Workspaceユーザーは無料 | Workspace必要 |
これらのツールを使えば、文字起こしとある程度の要約まで自動化できますが、最終的な議事録の品質を高めるためのカスタマイズには、本記事のChatGPTプロンプトが役立ちます。
議事録自動作成を業務に定着させるための運用ルール
技術的な方法を知るだけでは、業務は変わりません。チームに定着させるためのルールを決めましょう。
運用ルール例
- 録音担当を輪番で決める: 毎回の会議で録音担当者をローテーション
- 文字起こし→議事録作成は当日中: 記憶が新しいうちに処理する
- 確認は24時間以内: 参加者への議事録送付後、24時間以内に確認・修正依頼
- テンプレートを標準化: チームで使うテンプレートを統一して、確認作業を効率化
- 議事録の保存場所を統一: Notion、Confluence、Googleドライブなど、チームで統一した場所に保存
業務効率化スキルを次のキャリアに活かす AI議事録作成などの業務効率化を推進できる人材は、マネージャー・プロジェクトリーダー・DX推進担当として市場価値が高まっています。キャリアアップを検討してみませんか。dodaで求人を探す
まとめ：議事録作成の時間を90%削減する
ChatGPTを活用した議事録作成フローをまとめます。
- 会議を録音する（Zoom録音機能またはスマートフォン）
- 文字起こしする（Whisper、Notta、Otter.aiなど）
- ChatGPTに貼り付けて議事録化する（本記事のテンプレートを使用）
- アクションアイテムをSlackなどで共有
この流れを定着させれば、従来30〜60分かかっていた議事録作成が5〜10分に短縮されます。まずは次の会議から試してみてください。本記事のプロンプトテンプレートをブックマークして、すぐ使えるようにしておくのがおすすめです。
本記事で紹介するAIツールの仕様は変更される場合があります。最新情報は各サービスの公式サイトをご確認ください。
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